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Managed IT Services

SharePoint & Collaboration
sicher organisiert

Wir strukturieren, bereinigen und verwalten Ihre SharePoint-Umgebung: Berechtigungsaudit, proaktiver Oversharing-Schutz, Microsoft 365 Groups Governance und DSGVO-konforme externe Zusammenarbeit. Damit Ihre Unternehmensdaten dort bleiben, wo sie hingehören.

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Oversharing-Schutz Strukturierte Governance DSGVO-konforme Ablage

Warum ist SharePoint-Governance für den Mittelstand kritisch?

Ein unkontrolliert gewachsenes SharePoint ist nicht nur unproduktiv — es ist ein Datenschutz- und Sicherheitsrisiko, das oft jahrelang unbemerkt bleibt.

Unkontrolliertes Oversharing

„Anyone with the link"-Freigaben, veraltete externe Gastkonten und zu weit gefasste Gruppenberechtigungen sind in gewachsenen SharePoint-Umgebungen die Regel — nicht die Ausnahme. Das Risiko ist oft unsichtbar, bis etwas passiert.

Gewachsene Strukturen ohne Governance

Jedes Team erstellt seine eigene Site, seine eigene Teams-Gruppe, seinen eigenen Channel. Das Ergebnis: Doppelte Inhalte, unklare Zuständigkeiten und kein Überblick, wo welche Version einer Datei aktuell ist.

Externe Zusammenarbeit ohne Kontrolle

Externe Partner erhalten Zugang zu SharePoint-Ordnern — und niemand weiß mehr genau, welche Gastkonten noch aktiv sind, was sie sehen können und wann ihr Zugriff abgelaufen wäre.

Unsere Leistungen im Detail

Von der Berechtigungsbereinigung bis zur dauerhaften Governance — wir machen Ihre Collaboration-Umgebung strukturiert und sicher.

Berechtigungsaudit & Oversharing-Analyse

Wir scannen Ihre SharePoint-Umgebung systematisch auf Anonymous-Links, externe Freigaben, vererbte und gebrochene Berechtigungen sowie inaktive Gastkonten. Das Ergebnis ist ein priorisierter Befundbericht mit konkreten Maßnahmen — kein theoretisches Risikokonzept.

SharePoint-Architektur & Hub-Site-Struktur

Eine saubere Informationsarchitektur mit Hub Sites, Communication Sites und Team Sites sorgt für klare Navigations- und Berechtigungshierarchien. Wir entwickeln eine Struktur, die zu Ihrer Organisationsform passt — und begleiten die Migration bestehender Inhalte.

Microsoft Purview: Sensitivity Labels & DLP

Sensitivity Labels klassifizieren Dokumente automatisch oder manuell — und steuern, wer sie sehen, teilen oder drucken darf. Data Loss Prevention-Richtlinien verhindern, dass vertrauliche Inhalte unkontrolliert nach außen gelangen, etwa via E-Mail oder Chat.

Microsoft 365 Groups & Teams Lifecycle

Wir konfigurieren Ablaufrichtlinien für Microsoft 365 Groups: inaktive Teams und Sites werden automatisch zur Verlängerung oder Löschung vorgelegt. Das verhindert Gruppen-Sprawl und sorgt dafür, dass die Umgebung langfristig übersichtlich bleibt.

Externe Zusammenarbeit über Entra B2B

Gastkonten werden über Microsoft Entra B2B mit definierten Zugriffsrechten, Ablaufdaten und regelmäßigen Access Reviews eingerichtet. Anonymous-Links werden auf das notwendige Minimum beschränkt oder deaktiviert — dokumentiert und DSGVO-konform.

Unser Vorgehen

Strukturierte Bereinigung ohne Betriebsunterbrechung — immer in enger Abstimmung mit den betroffenen Fachabteilungen.

1

Bestandsaufnahme & Audit

Vollständige Erfassung der SharePoint-Umgebung: Sites, Berechtigungsstrukturen, externe Freigaben, aktive Gastkonten und Microsoft 365 Groups. Ergebnis: ein klares Befundbild mit priorisierten Risiken.

2

Governance-Konzept

Gemeinsam mit Ihrem Team entwickeln wir ein Governance-Modell: Namenskonventionen, Berechtigungsstufen, Site-Typen, Lifecycle-Richtlinien. Der Plan wird vor Umsetzung dokumentiert und freigegeben.

3

Bereinigung & Strukturierung

Schrittweise Bereinigung überprivilegierter Berechtigungen, Deaktivierung inaktiver Gastkonten, Einführung von Sensitivity Labels und DLP-Richtlinien. Keine Massenänderungen ohne vorherige Freigabe.

4

Dauerbetrieb & Reviews

Regelmäßige Berechtigungsreviews, Lifecycle-Management für Microsoft 365 Groups, proaktives Monitoring auf neue Oversharing-Ereignisse — damit der aufgeräumte Zustand dauerhaft erhalten bleibt.

Häufige Fragen zu SharePoint & Collaboration

Was Mittelständler bei der SharePoint-Governance am häufigsten bewegt.

Wie lange dauert ein SharePoint-Berechtigungsaudit?

Ein vollständiges Berechtigungsaudit — Erfassung aller Sites, Gruppen, externen Freigaben und Anonymous-Links — ist in der Regel in 3 bis 5 Werktagen abgeschlossen. Das Ergebnis ist eine priorisierte Liste mit konkreten Korrekturmaßnahmen.

Wir haben SharePoint über Jahre wild gewachsen. Wie geht man das an?

Zuerst kommt die Bestandsaufnahme: Welche Sites existieren, wer hat Zugriff, welche externen Freigaben sind aktiv? Dann folgt eine strukturierte Bereinigung in Abstimmung mit den Fachabteilungen — ohne wichtige Inhalte zu löschen oder den Betrieb zu stören.

Wir arbeiten regelmäßig mit externen Partnern. Wie regeln wir das sicher?

Über Microsoft Entra B2B können externe Partner als Gastkonten eingeladen werden — mit definierten Zugriffsrechten, Ablaufdatum und regelmäßigem Review. Anonymous-Links werden in der Regel deaktiviert oder auf bestimmte, nicht-sensible Bereiche beschränkt.

Was hat SharePoint mit DSGVO zu tun?

SharePoint ist oft der primäre Speicherort für personenbezogene Daten im Unternehmen — HR-Dokumente, Verträge, Kundendaten. Unkontrollierte Zugriffsrechte und fehlende Retention-Richtlinien sind potenzielle DSGVO-Verstöße. Wir konfigurieren Sensitivity Labels und DLP, die das technisch untermauern.

Bleibt unsere bestehende Ordnerstruktur erhalten?

Wir empfehlen Optimierungen, erzwingen aber nichts. Falls eine strukturelle Migration sinnvoll ist, planen wir sie gemeinsam mit den betroffenen Teams — mit klaren Pufferzeiträumen und parallelem Betrieb während der Übergangsphase.

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Bringen Sie Ihre SharePoint-Umgebung unter Kontrolle

Ein Berechtigungsaudit zeigt oft mehr offene Freigaben als erwartet. Lassen Sie uns gemeinsam den Ist-Zustand Ihrer Collaboration-Umgebung bewerten.

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