“Lohnt sich das wirklich?” — Das ist die Frage, die uns Geschäftsführer stellen, bevor sie überhaupt wissen, was Managed IT kostet. Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt drauf an. Dieser Artikel liefert die Rechnung, damit Sie selbst entscheiden können.
Wir machen das seit Jahren mit Kunden — und wir sagen Ihnen auch, wann Managed IT nicht die richtige Antwort ist.
Was interne IT wirklich kostet
Der häufigste Denkfehler: Interne IT wird auf das Gehalt des IT-Administrators reduziert. Das ergibt ein falsches Bild. Die Vollkostenrechnung sieht anders aus.
Personal
Ein Junior-IT-Administrator kostet im deutschen Mittelstand brutto ca. 45.000–55.000 € Jahresgehalt. Hinzu kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (ca. 20 %), Urlaubskosten, Krankheitskosten und Weiterbildung. Vollkosten: realistisch 75.000–95.000 € pro Jahr.
Ein erfahrener Senior-Admin mit Spezialisierung auf Security oder Cloud liegt bei 65.000–80.000 € Gehalt — Vollkosten 105.000–130.000 € pro Jahr. Wer Security und Cloud-Kompetenz in einer Person sucht, zahlt mehr.
Vakanz-Risiko
IT-Stellen bleiben laut Bitkom aktuell durchschnittlich über 5 Monate unbesetzt. In dieser Zeit trägt entweder ein Kollege die Aufgaben mit — oder es passiert schlicht nichts. Beide Szenarien kosten Geld, das in keiner Kalkulation auftaucht.
Ein konkretes Beispiel: Ein Pharmaunternehmen mit 90 Mitarbeitern aus unserer Beratungspraxis hatte nach dem Weggang seines einzigen IT-Admins über vier Monate lang keinen Patch-Management-Prozess. In dieser Zeit wurden 23 kritische Windows-Schwachstellen nicht geschlossen. Erst ein externer Security-Scan machte das Ausmaß sichtbar.
Tools und Lizenzen
Ein typischer IT-Stack für ein 80-MA-Unternehmen: RMM-Tool (Monitoring & Remote-Management), Endpoint-Security, Backup-Software, Dokumentationsplattform, Ticketsystem. Realistische Kosten: 12.000–25.000 € pro Jahr — je nach Reife und Anforderungsprofil.
Hardware-Refresh
Server, Switche, Firewalls, Notebooks — alles hat eine Lebensdauer. Anteilig auf das Jahr gerechnet summiert sich der Hardware-Refresh auf 8.000–20.000 € pro Jahr, je nach Infrastrukturumfang.
Weiterbildung
Zertifikate für Microsoft 365, Azure, Sicherheits-Auditor oder ISO 27001-Grundlagen sind keine Kür mehr, sondern Pflicht. Realistisches Budget: 3.000–6.000 € pro Jahr für einen IT-Mitarbeiter.
Beispielrechnung
Ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitern, einem IT-Admin (Senior) und einem soliden Basis-Stack kommt auf:
| Kostenblock | Jahreskosten |
|---|---|
| Personal (Vollkosten Senior-Admin) | ca. 115.000 € |
| Tools & Lizenzen | ca. 18.000 € |
| Hardware-Refresh (anteilig) | ca. 12.000 € |
| Weiterbildung | ca. 4.000 € |
| Gesamt | ca. 149.000 € / Jahr |
Dafür erhalten Sie: einen Menschen, der Mo–Fr, 9–17 Uhr, verfügbar ist. Kein 24/7-Monitoring, keine Spezialtiefe in Security oder Cloud, keine Vertretung bei Urlaub oder Krankheit.
Was Managed IT kostet
Für ein Unternehmen mit 50–80 Mitarbeitern liegt ein Full-Managed-Service realistisch bei 1.500–4.500 € pro Monat — also 18.000–54.000 € pro Jahr. Die Bandbreite ist groß, weil der Umfang stark variiert.
Was typischerweise im Preis enthalten ist:
- Helpdesk (First- und Second-Level, definierte Reaktionszeiten)
- 24/7-Monitoring aller kritischen Systeme
- Patch-Management (strukturiert, dokumentiert, zeitnah)
- Backup-Überwachung und -Tests
- Incident Response im Ernstfall
- Regelmäßige Reporting und Statusberichte
- EDR, MFA-Tooling und Security-Basisstack in vielen Paketen inkludiert
Was nicht im Preis enthalten ist: Hardware-Anschaffungen, große Infrastrukturprojekte, spezielle Compliance-Audits, physische Vor-Ort-Einsätze über das vereinbarte Kontingent hinaus.
Seriöse Anbieter rechnen transparent — entweder pro User oder pro Endpoint. Versteckte Kosten für Selbstverständlichkeiten sind ein Warnsignal.
Was Sie bekommen — und was nicht
Was Sie bekommen:
Skalierbares Know-how statt einer Person. Wenn Ihr Admin Urlaub hat, gibt es trotzdem Support. Wenn ein Security-Vorfall eintritt, eskaliert der MSP zu Spezialisten — nicht zu Google. Wenn Sie von 60 auf 100 Mitarbeiter wachsen, passt der Vertrag sich an, ohne dass Sie neu einstellen müssen.
Dokumentierte Prozesse sind ein weiterer unterschätzter Vorteil. Bei einem internen Admin lebt das Wissen oft im Kopf einer Person. Beim MSP ist es in Systemen hinterlegt — und bleibt, wenn Mitarbeiter wechseln.
Was Sie nicht bekommen:
Jemanden, der Frau Müllers Drucker physisch an ihren neuen Schreibtisch stellt. Wobei: Remote-Support löst heute über 85 % der Alltagsprobleme — aber das restliche Prozent kann frustrieren, wenn kein Vor-Ort-Kontingent vereinbart ist.
Und: Managed IT ersetzt keine interne IT-Strategie. Wer nicht weiß, wohin er technologisch will, bekommt auch vom besten MSP keine Richtung.
Für wen eignet sich welches Modell?
Hybrid (intern + MSP): Der Sweet Spot für 50–150 Mitarbeiter. Eine interne Person für physische Präsenz, Anwenderbetreuung und interne Projekte — der MSP für Tiefe, 24/7 und Security. Dieses Modell kombiniert das Beste aus beiden Welten.
Voll Managed: Sinnvoll für 30–80 Mitarbeiter ohne IT-Affinität in der Geschäftsführung und ohne komplexe Eigenentwicklungen. Oft günstiger und leistungsfähiger als eine einzelne interne IT-Person — besonders bei der Security-Tiefe.
Voll intern: Erst ab ca. 200 Mitarbeitern wird eine vollständige interne IT wirtschaftlich sinnvoll — vorausgesetzt, die Anforderungen sind komplex genug, um ein Team dauerhaft auszulasten. Darunter überwiegt das Risiko durch Ausfälle und Spezialisierungslücken.
Die ehrliche Aussage: Nicht jeder profitiert von Managed IT. Wer eine starke, gut aufgestellte interne IT hat und nur günstigen Support sucht, wird enttäuscht. Managed IT ist kein Preis-Dumping — es ist ein anderes Modell.
Fazit: Rechnen Sie ehrlich
Die meisten Entscheidungen für oder gegen Managed IT werden auf Basis des monatlichen MSP-Angebots getroffen — ohne die Vollkosten der internen IT gegenüberzustellen. Das führt zu falschen Vergleichen.
Rechnen Sie vollständig: Personal, Tools, Hardware, Weiterbildung, Vakanz-Risiko. Dann vergleichen Sie mit dem, was ein MSP liefert — inklusive der Dinge, die intern schlicht nicht abgedeckt sind.
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