“Lohnt sich das wirklich?” Das ist die erste Frage, die fast jeder Geschäftsführer stellt, wenn das Thema Managed IT auf den Tisch kommt. Die ehrliche Antwort: Kommt drauf an. Auf Ihre Unternehmensgröße, auf Ihre IT-Anforderungen, auf Ihren aktuellen Reifegrad. Dieser Artikel liefert keine Werbebotschaft — er liefert die Rechnung.
Was interne IT wirklich kostet
Der häufigste Denkfehler beim Thema interne IT-Abteilung: Man rechnet nur das Gehalt. Tatsächlich ist das nur ein Teil der Vollkosten.
Personal. Ein IT-Administrator im deutschen Mittelstand verdient je nach Erfahrung zwischen 45.000 und 75.000 Euro brutto jährlich. Dazu kommen Sozialabgaben von ca. 20 %, Urlaubsanspruch, bezahlte Krankentage und Weiterbildungskosten. Vollkostenrechnung für einen Junior-Admin: ca. 75.000–90.000 Euro pro Jahr. Für einen Senior-Admin mit mehrjähriger Erfahrung: ca. 100.000–130.000 Euro — und der ist auf dem aktuellen Arbeitsmarkt schwer zu finden.
Vakanz-Risiko. IT-Stellen bleiben in Deutschland derzeit durchschnittlich rund sieben Monate unbesetzt, bevor ein geeigneter Kandidat gefunden ist (Bitkom, Fachkräftemangel IT 2025). Was passiert in diesen sieben Monaten? Entweder übernehmen andere Mitarbeiter IT-Aufgaben neben ihrem Kerngeschäft, oder nichtkritische Systeme bleiben ohne Betreuung. Beides hat Kosten, die in keiner Kalkulation auftauchen.
Tools und Lizenzen. Ein professioneller IT-Betrieb braucht Werkzeuge: RMM-Software für Fernwartung und Monitoring, Backup-Software, Endpoint-Security-Lösung, Netzwerk-Monitoring. Realistisch sind hier ca. 15.000–30.000 Euro jährlich — je nach Unternehmensgröße und Anforderungsprofil.
Hardware-Refresh. Server, Switche, Firewall-Appliances haben Lebenszyklen. Als Faustregel gilt: Hardware alle fünf bis sieben Jahre ersetzen. Die anteilige Abschreibung gehört in die Vollkostenrechnung.
Weiterbildung. Zertifikate für Microsoft 365, Azure, AWS oder IT-Sicherheit sind heute keine Kür mehr. Ein aktueller M365-Administrator, der nicht regelmäßig geschult wird, ist in zwei Jahren veraltet. Realistisches Budget: 2.000–5.000 Euro pro Person und Jahr — wenn man es ernstnimmt.
Das Ein-Mann-Problem. Was passiert bei einem Unternehmen mit einem internen IT-Administrator, wenn dieser krank ist? Urlaub nimmt? Kündigt? Für viele Mittelständler ist die Antwort: Es passiert nichts — außer dass nichts mehr geht. Die Abhängigkeit von einer einzelnen Person ist eines der größten, aber am wenigsten diskutierten IT-Risiken im Mittelstand.
Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitern und einem IT-Administrator:
| Posten | Jährliche Kosten (ca.) |
|---|---|
| Gehalt + Sozialabgaben (Senior) | 110.000 € |
| Tools, Lizenzen, Software | 20.000 € |
| Hardware-Refresh (anteilig) | 10.000 € |
| Weiterbildung | 3.000 € |
| Vollkosten gesamt | ca. 143.000 € |
Und das für einen einzigen Mitarbeiter — ohne 24/7-Verfügbarkeit, ohne Spezialkenntnisse in Cyber Security, ohne Backup bei Ausfall.
Was Managed IT kostet
Managed IT ist kein Einheitsprodukt. Preis und Leistungsumfang variieren erheblich — je nach Anbieter, Tiefe des Services und Unternehmensgröße.
Als grobe Orientierung für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern: Ein vollständiger Managed-Service-Vertrag liegt typischerweise zwischen 1.000 und 5.000 Euro pro Monat — also 12.000 bis 60.000 Euro jährlich. Der Preisunterschied erklärt sich durch den Leistungsumfang: Ein Basisvertrag mit Helpdesk und Monitoring ist günstiger als ein Full-Managed-Service mit 24/7-Erreichbarkeit, Incident Response und eigenem Security Operations Center.
Was im Preis eines seriösen Managed-Service-Vertrags enthalten ist: Helpdesk (1st- und 2nd-Level-Support), laufendes Monitoring, Patch-Management, Backup-Management, Basisschutz durch EDR und MFA-Tooling sowie ein definierter Incident-Response-Prozess.
Was nicht enthalten ist: Hardware-Anschaffungen, größere Projekte (Systemmigrationen, Infrastrukturaufbau), spezialisierte Compliance-Audits. Diese werden separat beauftragt.
Ein wichtiger Unterschied zu interner IT: Beim Managed Service gibt es keine versteckten Vakanzen, keinen Ausfall durch Krankheit und kein Ein-Mann-Risiko. Der Preis ist planbar — er steht im Vertrag.
Was Sie bekommen — und was nicht
Wer auf Managed IT umstellt, sollte klare Erwartungen haben, in beide Richtungen.
Was Sie bekommen: Skalierbares Know-how, das kein einzelner interner Mitarbeiter abdecken kann. Ein MSP hat Spezialisten für Netzwerke, Cloud, Security und Compliance — und zieht den jeweils passenden hinzu. Dazu kommt dokumentierte Prozessqualität: Patch-Protokolle, Backup-Tests, Monitoring-Reports. Automatisierte Onboarding- und Offboarding-Abläufe — etwa über Endpoint Management & Intune — zählen ebenfalls dazu: Was intern manuelle Konfigurationsarbeit kostet, läuft im MSP-Modell weitgehend standardisiert und spart messbar Zeit. Das ist nicht nur für den Betrieb wichtig, sondern auch für NIS2-Compliance und eventuelle Versicherungsnachweise.
Was Sie nicht bekommen: Jemanden, der physisch neben Frau Müllers Drucker steht und den Papierstau behebt. Remote-Support löst einen Großteil der Alltagsprobleme — Studien gehen von über 85 % der Tickets aus —, aber physische Präsenz vor Ort hat Grenzen. Wie ein strukturierter Service Desk & IT-Support im MSP-Modell aufgestellt ist — definierte Reaktionszeiten, First- und Second-Level-Trennung, dokumentierte Eskalationspfade — lässt sich direkt mit einem internen Helpdesk vergleichen und hilft, die richtige Entscheidung zu treffen. Wer regelmäßig Hardware-intensive Vor-Ort-Einsätze braucht, sollte das im Vertragsmodell klären oder einen Hybrid-Ansatz wählen.
Was viele unterschätzen: Eskalations-Kompetenz. Bei einem echten Sicherheitsvorfall — Ransomware, kompromittiertes Konto, Datenleck — hat ein MSP ein strukturiertes Team und erprobte Abläufe. Ein einzelner interner IT-Administrator steht in demselben Moment allein unter maximalem Druck. Das ist kein Vorwurf an interne Teams, sondern eine strukturelle Realität.
Aus einem Gespräch mit einem Produktionsleiter aus dem Bereich Kunststoffverarbeitung, 80 Mitarbeiter: “Wir hatten einen guten IT-Mann. Er hat alles gemacht — und irgendwann war er überall gleichzeitig gefragt und nirgends richtig da. Als er ging, haben wir gemerkt, dass kein Prozess dokumentiert war. Wir haben von vorn angefangen.”
Welches Modell passt für wen?
Es gibt keine universelle Antwort — aber es gibt klare Muster.
Hybrid-Modell (intern + MSP) ist der pragmatische Sweet Spot für viele Unternehmen zwischen 50 und 150 Mitarbeitern. Eine interne Person kümmert sich um Vor-Ort-Präsenz, kennt die Mitarbeiter und ist Ansprechpartner im Alltag. Der MSP liefert die Tiefe: Sicherheitskompetenz, 24/7-Monitoring, Spezialprojekte. Beide Seiten ergänzen sich, anstatt sich zu duplizieren.
Vollständiges Managed IT ist oft die wirtschaftlich sinnvollste Lösung für Unternehmen zwischen 30 und 80 Mitarbeitern ohne IT-affine Geschäftsführung. Die Vollkosten liegen häufig unter denen einer internen Einzelperson — bei deutlich breiterer Kompetenz und ohne Vakanzen.
Vollständig interne IT wird erst ab ca. 200 Mitarbeitern wirtschaftlich sinnvoll, wenn gleichzeitig spezialisierte Anforderungen (eigene Softwareentwicklung, komplexe Infrastruktur, hohe Compliance-Last) vorliegen. Auch dann empfehlen viele Unternehmen dieser Größe einen MSP für Teilbereiche wie Security oder Cloud.
Und eine ehrliche Einschränkung: Managed IT lohnt sich nicht für jeden. Wer bereits eine starke, gut aufgestellte interne IT hat und lediglich günstigeren Support sucht, wird enttäuscht. Ein MSP ist kein Billig-Helpdesk — er ist ein strukturierter Dienstleister mit definierten Prozessen und Verantwortlichkeiten. Wer das nicht braucht oder nicht will, sollte es nicht kaufen.
Was kostet Ihre IT wirklich?
Ein ehrlicher Kostenvergleich lässt sich nur mit echten Zahlen machen — Ihrer eigenen Vollkostenrechnung auf der einen Seite, einem konkreten Angebot auf der anderen. Pauschale Aussagen helfen dabei wenig.
Lesenswert dazu auch: Wie Microsoft 365 richtig abgesichert wird — ein Thema, das in keinem Managed-Service-Gespräch fehlen sollte — erläutern wir in Microsoft 365 absichern.
Wir erstellen für Unternehmen im Mittelstand auf Wunsch eine strukturierte Gegenüberstellung: Ihre tatsächlichen IT-Kosten heute versus ein realistisches Managed-Service-Szenario. Kein Verkaufsgespräch, sondern Zahlen. Sprechen Sie uns an — der ROI-Check ist kostenlos und dauert rund eine Stunde.
Mehr zu Managed IT
Quellen:
- BSI Lagebericht IT-Sicherheit in Deutschland 2025: https://www.bsi.bund.de/DE/Service-Navi/Publikationen/Lageberichte/lageberichte_node.html
- Bitkom: IT-Fachkräftemangel in Deutschland 2025: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Fachkraeftemangel-IT